Kfz-Angelegenheiten nur noch mit Termin

Online anmelden, Wartezeiten verhindern: Kreishäuser stellen System um

Kfz-Angelegenheiten nur noch mit Termin

Bei mehr als vier Stunden liegt der „Rekord“: So lang waren Wartezeiten in den Dienstleistungsbüros des Landkreises - allerdings nicht aktuell und nicht wegen der Coronakrise, sondern Anfang 2015, als die Standorte in Bad Fallingbostel und Soltau nach einer ungewöhnlich langen Schließphase über die Feiertage am 5. Januar wieder ihre Türen öffneten. Danach normalisierte sich die Lage schnell, und solche Extreme blieben die Ausnahme. Doch seit Beginn der Pandemie müssen Kunden durchaus wieder viel Zeit mitbringen. Denn wenn es um Führerschein- und Kfz-Angelegenheiten geht, heißt es oft: lange warten. Rund eine Stunde, nicht selten auch mehr - das ist aktuell die Regel für alle, die vorab keinen Termin vereinbart haben. Doch genau das ist vom kommenden Montag an nötig für alle, die ein Fahrzeug an- oder abmelden wollen oder etwas in Sachen Fahrerlaubnis erledigen müssen. Wie das Online-Terminvergabesystem funktioniert, das erklären Landrat Manfred Ostermann und einige seiner Mitarbeiter am vergangenen Mittwoch im Kreishaus in Bad Fallingbostel.

„Wie bestellt“, weist Ostermann auf die Menge vor dem Eingang hin. Denn die demonstriert, was dort mittlerweile die Regel ist: „Da bildet sich meist eine riesige Warteschlange“, so der Landrat. Und auch am vergangenen Mittwoch genau dieses Bild: Etliche Personen stehen oder sitzen dort mit Kennzeichen und Fahrzeugpapieren unter dem Arm, in der Hand eine kleines Zettelchen mit Wartenummer. Erst wenn diese auf dem Monitor erscheint, geht es zum Platz des nächsten freien Mitarbeiters.

Rund 15 Kräfte kümmerten sich mittlerweile in Vollzeit nahezu ausschließlich um Zulassungs- und Führerscheinangelegenheiten sowie das Ausstellen von Parkausweisen - rund 90.000 Vorgänge im Jahr, erläutert Karsten Mahler vom Landkreis. Er liefert zusammen mit seiner Kollegin Christine Habel Schröder einige Zahlen, die zeigen, dass die Teams an den Standorten in Soltau und Bad Fallingbostel gerade zu Stoßzeiten überlastet sind: „Das Besucheraufkommen ist um rund 20 Prozent sowohl im Kfz-Zulassungs- als auch im Fahrerlaubnisbereich angestiegen. Der Vergleich der Monate Januar bis Mai 2020 und 2021 bietet hierzu eine Grundlage. In den Dienstleitungsbüros werden täglich insgesamt zwischen 150 und 270 Besucherinnen und Besucher (ausgenommen am Samstag) bedient, die teilweise auch mehrere Anträge mitbringen. Bei Mehrfachanträgen ergibt sich im Einzelfall eine deutlich längere Wartezeit für die anderen Besucherinnen und Besucher.“

„Das bereitet uns schon seit längerer Zeit Kopfschmerzen“, betont Ostermann. „Man braucht einfach eine gewisse Verlässlichkeit“, meint der Landrat, und zwar sowohl für die Besucher als auch für die Mitarbeiter. Die Anmeldung per Internet sei nun bereits fast ein halbes Jahr freigeschaltet, werde aber höchstens von einem Drittel der Besucher genutzt. „Die Anfang 2021 eingeführte Möglichkeit der Terminbuchung - online oder telefonisch - wird von circa 35 Prozent der Besucherinnen und Besuchern in Anspruch genommen. Dennoch kommt es teilweise zu Wartezeiten von zwei und mehr Stunden.“ Und wer einen Termin vorab ausgemacht habe, so der Landrat, könne dann einfach „an der Schlange vorbeirauschen“ - vollkommen berechtigt, „aber so etwas sorgt dann eben für Unmut bei allen, die dort schon seit langem mit ihrer Wartenummer stehen.“

An dem Terminals, die die kleinen Nummernzettel auswerfen, läuft ab Montag der „Check-in“: „Dort wird die zuvor per E-Mail verschickte Termin-Nummer eingetippt beziehungsweise der entsprechende QR-Code vom Smartphone eingescannt“, erklärt Daniel Dwenger. Die vorherige Terminbuchung laufe online über www.heidekreis.de, so der Landkreismitarbeiter: „In den Dialogfeldern wählen die Kunden ihr Anliegen aus, das entsprechende Dienstleistungsbüro (Soltau oder Bad Fallingbostel) sowie ihr bevorzugtes Datum und Zeitfenster. Zudem geben sie ihre Kontaktdaten ein.“ Alles abschicken, und an die angegebene E-Mail-Adresse gehe sogleich eine Bestätigung mit QR-Code/Termin-Nummer, weiß Dwenger.

„Bei der Terminvergabe werden unterschiedliche Zeiten für die verschiedenen Geschäftsvorfälle eingeplant, so dass dadurch eine bessere Steuerung der Kundenbesuche ermöglicht wird und das lange Warten vieler Besucherinnen und Besucher vermieden werden kann. Mehrere Geschäftsvorfälle können im Block gebucht werden“, so der Landkreismitarbeiter. Und weiter: „Natürlich dürfen und sollen Termine, die nicht eingehalten werden können, auch wieder storniert werden, um Zeitfenster für andere zu schaffen.“ Die Terminreservierung sei immer für vier Wochen im Voraus möglich. „Tagesaktuell werden Termine noch freigeschaltet, sofern dies aufgrund der Personalstärke möglich ist“, ergänzt Ostermann.

Neben den Kfz- und Führerschein-Angelegenheiten laufe ab dem 14. Juni auch das Beglaubigen von Dokumenten nur noch über eine Terminbuchung: „Insgesamt ist es das Ziel, die Kundenzufriedenheit hinsichtlich akzeptabler Wartezeiten zu erreichen, insbesondere für Anliegen, für die nur eine kurze Bearbeitungszeit benötigt wird“, hebt der Landrat hervor. Andere Landkreise hätten schon lange auf Terminvergabesysteme umgestellt - das sei auch ein Grund für einen gewissen „Zulassungstourismus“: „Kunden aus umliegenden Großstädten wie Hamburg und Hannover kommen seitdem zu uns. Ein Unding - schließlich wollen wir für unsere Bürgerinnen und Bürger da sein.“

Er, Ostermann, sieht das Terminvergabesystem als erhebliche Erleichterung für die Kundinnen und Kunden: „Wir wollen das einfach nicht mehr, dass die Leute draußen in der Sonne schwitzen oder im Regen stehen müssen.“ Und auch wer keine Anbindung ans Internet hat oder mit der Technik rund um Computer und Smartphone nicht vertraut ist, werde ab Montag keinesfalls vor verschlossenen Türen stehen: „Anmeldungen sind online, aber auch per Telefon möglich“, hebt der Landrat hervor. Für Terminbuchung ist der Landkreis unter den Rufnummern (05161) 970-500 oder (05162) 970-700 erreichbar.

Logo