„Homeoffice ist für uns absolut kein Problem“

Stadt Soltau: Frühzeitige Digitalisierung der Verwaltung zahlt sich aus

„Homeoffice ist für uns absolut kein Problem“

Krise kann auch Chance sein - so sieht es jedenfalls die Soltauer Stadtverwaltung: Wie Bürgermeister Helge Röbbert und Fachgruppenleiter Thomas Körtge am vergangenen Donnerstag erläuterten, habe die Corona-Pandemie quasi als Katalysator gewirkt, die digitale Entwicklung noch schneller zu optimieren. Ohnehin sei die Stadt schon lange und äußerst erfolgreich auf der Datenautobahn unterwegs: „So hatten wir auch keine Probleme, unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern schon seit März 2020 die Arbeit im Homeoffice zu ermöglichen - also schon lange vor der jetzigen Corona-Arbeitsschutz-Verordnung“, so Röbbert.

Schon seit mehr als 20 Jahren forciert die Stadtverwaltung die Digitalisierung: Was etwa mit dem Ratsinformationssystem online im Jahr 2000 begann, erreichte vor rund drei Jahren mit der Einführung der Enaio-Softeware einen Höhepunkt (HK berichtete): Damit war der Grundstein für eine fast papierfreie Verwaltung gelegt, die Digitalisierung des riesigen analogen Aktenbestandes eingeschlossen. Dazu gehört beispielsweise auch die Post: Alles, was in Papierform eingeht, wird digitalisiert und als Datei weiterbearbeitet. „Die Post, die wir nach draußen schicken müssen, geht digital an ein Rechenzentrum in Braunschweig, wird dort ausgedruckt, versandt und kostet uns pro Brief nur 53 statt 80 Cent. Wir haben hier einen Vertrag mit DHL“, erläutert Körtge und unterstreicht dabei auch den Pionierstatus der Böhmestadt: „Als bisher einzige Kommune in Niedersachsen haben wir etwa ein papierloses Sozialamt.“

Angesichts dieser bereits bestehenden Voraussetzungen sei es keine Schwierigkeit gewesen, Homeoffice anzubieten. Dafür, so Röbbert, seien 60 Prozent der 130 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit mobilen Endgeräten ausgestattet worden, 50 Personen hätten zudem einen zweiten Monitor bekommen. Das sei auch finanziell problemlos darstellbar gewesen.

„Darauf haben wir mit Nachdruck hingearbeitet: einen vollständig digitalen Arbeitsplatz zu Hause abbilden zu können“, so Körtge. Wie Röbbert betont, sei dies ein gewaltiger Umbruch: „Für all das hätten wir sonst vielleicht noch ein bis zwei Jahre gebraucht, aber Corona hat das beschleunigt.“ Homeoffice sei übrigens ein freiwilliges Angebot. Alternativ bestehe die Möglichkeit, durch Entzerrung der Arbeitszeiten schichtweise im Büro zu arbeiten, und die Mitarbeiterschaft mache von diesen Angeboten gern Gebrauch: „Ein paar Leute müssen natürlich da sein, denn die Stadtverwaltung muss schließlich auch physische Präsenz zeigen.“

Wie der Bürgermeister zudem betont, sei die berufliche Tätigkeit von zu Hause auch datenschutzrechtlich unproblematisch: „Die Arbeiten laufen nicht auf dem Endgerät selbst, sondern auf unserem eigenen Server. Das ist sicher, denn wir bleiben dabei Herr der Daten.“

Dass sich die Soltauer Verwaltung tatsächlich auch bundesweit eine Vorreiterrolle in Sachen Digitalisierung erarbeitet habe, „darin sind wir durch einen Anruf aus Berlin bestätigt worden - mit der Einladung an einem Forschungsprojekt zu künstlicher Intelligenz (KI) teilzunehmen. Wir haben also in den vergangenen Jahrzehnten auf uns aufmerksam gemacht - und darauf sind wir auch stolz. Beim Projekt ging es darum, alles, was bei der Verwaltung eingeht, mit Hilfe von KI so auszulesen, dass der Zusammenhang zu den Stellen hergestellt wird, die sich bei uns im Haus um das jeweilige Thema kümmern. Wir haben bei diesem Projekt ein halbes Jahr lang mitgemacht. Es hat nichts gekostet, uns aber bei der Optimierung geholfen. So laufen beispielsweise unsere rund 1.200 Rechnungen pro Monat durch den KI-Kanal“, berichtet Körtge, und Röbbert: „Das Thema KI wird uns auch künftig beschäftigen.“

Von der Digitalisierung profitieren die Bürgerinnen und Bürger, deren Vorgänge schneller bearbeitet werden können. Sie brauchen allerdings nicht zu befürchten, ihrerseits nur noch digital mit der Stadt kommunizieren zu können: Die Verwaltung bleibe auch immer auf herkömmliche Weise ansprechbar, beruhigt Röbbert.

Aber natürlich hilft die Digitalisierung auch der Verwaltung selbst: Angesichts der Knappheit von Fachleuten, so Röbbert und Körtge, erlaube die Digitalisierung die Erledigung der Aufgaben bei steigender Tendenz, ohne das Personal wesentlich aufstocken zu müssen: „Der öffentliche Dienst verliert in den nächsten Jahren die geburtenstarken Jahrgänge. Das sind rund 800.000 Mitarbeiter, die nicht ersetzbar sind. Die Arbeit muss also in einer geringeren Personalstärke bewältig werden. Unsere Verwaltung in Soltau ist bereits schlank - trotz zunehmender Arbeit“, so Körtge.

Verbunden damit ist auch eine Platzersparnis: Ohne Digitalisierung wäre mehr Personal und mehr Arbeitsfläche erforderlich - „dann hätten wir anbauen müssen“, erläutert Röbbert. So komme die Verwaltung mit ihren Räumen aus. Ein bisschen gebaut wird derzeit aber trotzdem: Die Büros, die dadurch zwei bis vier Quadratmeter an Fläche gewinnen, werden derzeit von den überflüssig gewordenen Aktenschränken befreit und saniert. Und auch der altehrwürdige Ratssaal ist bereits renoviert und neu möbliert worden - die coronabedingte Abwesenheit von Mitarbeitern einerseits und Ratsmitgliedern andererseits macht‘s möglich. All das mit eigenen Kräften und Bordmitteln, wie der Bürgermeister betont.

Übrigens hat die Stadt nicht nur ihre eigene Ausstattung mit Hard- und Software im Blick, sondern als Schulträger auch ein Auge auf die drei Grundschulen: „Wir machen gerade 154 iPads für die Schülerinnen und Schüler fertig.“

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